Cómo pasar de Excel a un sistema sin frenar la empresa

Casi ninguna empresa decide llevar su gestión en Excel. Empieza con una planilla para resolver algo puntual, la planilla crece, alguien le agrega macros, y un día todo el negocio depende de un archivo. Funciona, pero cada vez cuesta más compartirlo, auditarlo y mantenerlo.

Esto es lo que hacemos cuando nos toca migrar uno de esos sistemas, y lo que aprendimos haciéndolo.

1. Entender qué calcula la planilla, no qué pantallas tiene

El primer impulso es copiar las hojas tal cual a una aplicación web. Es un error: muchas hojas existen por limitaciones de Excel, no del negocio. Lo que hay que rescatar son las reglas: cómo se calcula un saldo, qué se considera un gasto de la campaña, cuándo un comprobante entra en un período y cuándo en otro.

Muchas de esas reglas no están escritas en ningún lado. Viven en una fórmula larga, en una macro o en la cabeza de quien armó el archivo. Sacarlas a la luz es la mitad del trabajo.

2. Juntar ejemplos reales antes de escribir código

Pedimos archivos reales, con datos reales, y resultados que la empresa ya dio por buenos: un balance cerrado, un informe que se presentó. Esos resultados son la prueba contra la que se mide el sistema nuevo.

3. Migrar por módulos

Cambiar todo de un día para el otro es la forma más cara de equivocarse. Preferimos elegir un módulo que se pueda usar solo, pasarlo, validarlo y recién ahí seguir con el próximo. Mientras tanto la empresa sigue trabajando con la planilla en todo lo que todavía no se migró.

4. Validar contra el sistema anterior

Cada módulo se compara con los números de la planilla. Cuando no coinciden hay dos posibilidades: el sistema nuevo tiene un error, o la planilla hacía algo que nadie sabía. La segunda aparece más seguido de lo que uno espera, y obliga a decidir cómo se quiere que funcione de ahora en más.

5. Importar los datos, no volver a cargarlos

El histórico se importa con un proceso que lee los archivos, ordena los datos y los carga. Nadie debería tener que tipear de nuevo años de información. Ese mismo proceso sirve para repetir la carga las veces que haga falta mientras se prueba.

6. Definir cuándo se deja de usar la planilla

Si la planilla y el sistema conviven sin fecha de corte, la gente vuelve a lo que conoce. Para cada módulo conviene acordar el día a partir del cual lo que vale es lo que está en el sistema.

Lo que más demora

No es la programación. Es conseguir los ejemplos, que alguien del negocio tenga tiempo para validar los números y decidir qué hacer con las reglas que nadie tenía escritas. Si estás por encarar una migración, reservar ese tiempo de tu lado es lo que más acorta los plazos.

Es el camino que estamos siguiendo en AgroApex, un sistema contable agropecuario con veinte años en Excel y Access. Si tenés algo parecido, en esta página contamos cómo lo trabajamos.